E-learning voor vrijwilligersorganisaties: opleiden zonder de agenda te belasten

Een vrijwilliger komt binnen omdat hij iets wil bijdragen, niet om cursussen te volgen. Toch moet hij weten hoe het bij jullie werkt, wat er van hem wordt verwacht en wat te doen als er iets misgaat. Die twee dingen verzoenen is de kern van opleiden in vrijwilligerswerk.

Het probleem is bijna nooit de inhoud

De meeste organisaties hebben prima materiaal liggen: een handboek, een protocol, een presentatie van een oud-bestuurslid. Het probleem is dat een cursusavond nooit uitkomt. Van de dertig uitgenodigde vrijwilligers komen er twaalf, en de achttien die er niet waren krijgen het nooit meer te horen. E-learning lost precies dat op: iedereen krijgt dezelfde informatie, op het moment dat het hem uitkomt.

Houd het kort en concreet

Vrijwilligers zijn geen studenten. Een module van twintig minuten die precies aansluit op wat ze morgen gaan doen, wordt afgemaakt. Een cursus van twee uur met achtergrondinformatie niet. Knip de stof op in stukken die op zichzelf nut hebben, zodat iemand ook iets heeft aan de eerste tien minuten.

• Beperk een module tot een taak of situatie die echt voorkomt
• Zet het belangrijkste vooraan, niet na drie alinea's inleiding
• Gebruik voorbeelden uit de eigen organisatie, geen algemene theorie
• Maak duidelijk wat verplicht is en wat handig om te weten is
• Zorg dat alles op een telefoon te volgen is

Verplicht alleen wat echt verplicht is

Zodra alles verplicht wordt, wordt niets serieus genomen. Kies een klein deel dat iedereen moet doen, meestal rond veiligheid, omgangsvormen en wat te doen bij een incident. Maak de rest vrijblijvend beschikbaar. Dat werkt beter dan een volledig programma dat vrijwilligers als een last ervaren en waar het bestuur achteraan moet bellen.

Nieuwe vrijwilligers zijn de beste plek om te beginnen

Bij bestaande vrijwilligers is er weerstand: die doen het al jaren zo. Nieuwe vrijwilligers hebben juist behoefte aan houvast. Begin daar. Als het inwerktraject staat en nieuwe mensen sneller zelfstandig draaien, volgt de rest van de organisatie vaak vanzelf.

Denk aan het verloop

Vrijwilligersorganisaties hebben vaak een groot verloop. Materiaal dat een keer goed is gemaakt, betaalt zich jaren later nog steeds terug bij elke nieuwe lichting. Reken de investering dus niet af op de eerste groep, maar op alle groepen die er nog komen.

Zorg dat iemand het beheert

Materiaal veroudert. Een protocol verandert, een contactpersoon vertrekt, een regel wordt aangepast. Als niemand eigenaar is van de inhoud, staat er na twee jaar informatie die niet meer klopt — en dan is het erger dan geen materiaal, want vrijwilligers handelen ernaar. Wijs een persoon aan die een keer per jaar alles doorloopt, en zet dat moment in de jaarplanning van het bestuur.

Meet of het wordt gebruikt

Bij vrijwilligers kun je weinig afdwingen, dus je wilt weten of het aanslaat. Kijk niet alleen naar hoeveel mensen zijn begonnen, maar vooral naar waar ze afhaken. Stopt de helft halverwege dezelfde module, dan is die module te lang of te abstract. Dat is bruikbare informatie die je met een cursusavond nooit had gekregen, want daar zie je alleen wie er in de zaal zat.

"We hadden het idee dat online leren te afstandelijk zou zijn voor vrijwilligers. In de praktijk vinden ze het vooral prettig dat ze niet meer op een dinsdagavond hoeven te komen."