Kennis vasthouden als vrijwilligers vertrekken: zo voorkom je dat je elk jaar opnieuw begint

Elke vereniging kent het moment: de penningmeester stopt, of de vrijwilliger die al twaalf jaar het toernooi regelt geeft aan dat het zijn laatste seizoen is. En dan blijkt dat het meeste van wat hij deed nergens staat opgeschreven.

Waarom overdracht bijna altijd misgaat

Overdracht wordt geregeld op het moment dat iemand vertrekt. Dat is precies het slechtste moment: de vertrekker is er met zijn hoofd al half uit, de opvolger weet nog niet welke vragen hij moet stellen, en er is haast. Wat er dan wordt overgedragen zijn wachtwoorden en telefoonnummers. Wat verdwijnt is de kennis over waarom dingen zo geregeld zijn.

Leg vast tijdens het doen, niet bij het vertrek

De oplossing is minder dramatisch dan een groot kennisproject. Spreek af dat wie een terugkerende taak uitvoert, die een keer beschrijft terwijl hij hem doet. Het toernooi wordt toch elk jaar georganiseerd; de eerste keer dat iemand daarbij aantekeningen maakt, ligt er een draaiboek. Dat kost een uur extra en scheelt de opvolger een seizoen zoeken.

• Beschrijf per taak wat er moet gebeuren en in welke maand
• Noteer met wie je daarvoor contact hebt en waarover
• Leg uit waarom iets zo gaat, niet alleen hoe
• Vermeld wat er ooit is misgegaan en wat de les was
• Bewaar het op een plek die niet aan een persoon vastzit

Maak er lesmateriaal van, geen archief

Een map met documenten wordt zelden gelezen. Dezelfde informatie als korte module met een paar controlevragen wordt wel doorgenomen, omdat er een begin en een eind aan zit. Bovendien zie je dan wie het heeft gedaan. Voor een bestuur is dat het verschil tussen hopen dat de opvolger het heeft gelezen en weten dat het zo is.

Begin bij de functies die het kwetsbaarst zijn

Je hoeft niet alles vast te leggen. Kijk naar de taken waarbij het echt misgaat als de uitvoerder morgen wegvalt: financien, ledenadministratie, contact met de bond, de sleutels van het gebouw. Begin daar. Vier goed beschreven functies zijn meer waard dan een halfslachtige poging om alles te documenteren.

Plan het jaarlijks in

Zet een vast moment in het jaar waarop iedereen zijn beschrijving bijwerkt, bijvoorbeeld na afloop van het seizoen. Een half uur per persoon per jaar is genoeg om het actueel te houden, en het voorkomt dat de documentatie na twee jaar zo verouderd is dat niemand er nog op vertrouwt.

Laat de opvolger het opschrijven

Een tegendraadse maar effectieve aanpak: laat niet de vertrekker maar de opvolger de beschrijving maken, in de eerste maanden dat hij de taak overneemt. De vertrekker weet niet meer wat vanzelfsprekend is en slaat daardoor stappen over. De nieuwkomer loopt juist tegen elke onduidelijkheid aan en schrijft precies op wat een volgende opvolger nodig heeft. Zo wordt het inwerken zelf het moment waarop de documentatie ontstaat.

Regel de toegang, niet alleen de kennis

Naast kennis verdwijnen bij een vertrek vaak ook accounts, mappen en abonnementen die op een privemailadres staan. Houd per functie bij welke systemen erbij horen en op welk adres ze geregistreerd staan — bij voorkeur op een adres van de organisatie, niet van de persoon. Dat voorkomt dat je een half jaar later ontdekt dat de enige beheerder van een account al lang geen lid meer is.