Bijscholingspunten bijhouden: zo maak je aantoonbaar wie er nog geldig is

Veel functies mogen alleen worden uitgevoerd door iemand die aantoonbaar is bijgeschoold: instructeurs, EHBO-vrijwilligers, keurmeesters, vertrouwenspersonen. Het volgen van die bijscholing gaat meestal goed. Het bijhouden ervan is waar het misgaat, en dat merk je pas op het moment dat iemand ernaar vraagt.

De spreadsheet die niemand meer vertrouwt

De standaardoplossing is een bestand met namen, data en punten, bijgehouden door een vrijwilliger. Dat werkt zolang die ene persoon het doet. Zodra hij ermee stopt, blijkt niemand te weten welke kolom wat betekent, of de laatste ronde nog verwerkt is, en of de mensen die er niet in staan nooit zijn bijgeschoold of gewoon vergeten zijn ingevuld. Vanaf dat moment is het bestand er nog wel, maar bewijst het niets meer.

Registreer bij de bron, niet achteraf

De enige registratie die op termijn klopt, is de registratie die vanzelf ontstaat op het moment dat iemand de bijscholing afrondt. Wordt de module online gedaan, dan legt het systeem datum, deelnemer en resultaat vast zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Was het een fysieke avond, laat deelnemers dan ter plekke een korte online toets of aanwezigheidsbevestiging doen, zodat ook die bijeenkomst in hetzelfde overzicht landt.

Dat verschil is groter dan het lijkt. Bij registratie achteraf ontbreken altijd de mensen die op de valreep binnenkwamen of die je vergat. Bij registratie op het moment zelf ontbreekt alleen wie er echt niet was.

Leg de geldigheidsdatum vast, niet alleen de behaaldatum

Een certificaat van twee jaar geleden zegt niets zolang je niet weet hoe lang het meegaat. Noteer daarom per bijscholing hoe lang die geldig is en reken de einddatum meteen uit. Pas dan kun je de enige vraag beantwoorden die er in de praktijk toe doet: wie is er op dit moment niet meer geldig?

• Per persoon: welke bijscholing, wanneer behaald, geldig tot wanneer
• Per functie: welke bijscholing verplicht is en met welke frequentie
• Een signaal een of twee maanden voor het verlopen, aan de persoon zelf
• Een overzicht voor de coordinator van wie er binnenkort verloopt

Waarschuw op tijd en automatisch

Een herinnering die twee maanden van tevoren automatisch bij de betrokkene binnenkomt, lost het grootste deel van het probleem op. Mensen laten hun bijscholing zelden bewust verlopen; ze weten alleen niet dat het eraan komt. Zolang die herinnering afhangt van iemand die er handmatig aan denkt, blijft het toeval of het gebeurt.

Laat mensen hun eigen stand zien

Geef elke deelnemer toegang tot zijn eigen overzicht: wat hij heeft gedaan, wat er nog openstaat en tot wanneer het geldig is. Dat scheelt vragen aan de coordinator en het corrigeert fouten vanzelf, want mensen merken zelf het snelst dat er iets ontbreekt.

Zorg dat je het kunt laten zien

Op het moment dat een bond, een verzekeraar of een inspectie ernaar vraagt, wil je in een handeling een lijst kunnen tonen van wie er is bijgeschoold en tot wanneer. Controleer daarom een keer of je dat overzicht daadwerkelijk kunt exporteren, en niet pas op het moment dat het nodig is. Een registratie die je niet kunt tonen, is voor dat doel net zo waardeloos als geen registratie.